サラリーマンが「時間」を作る業務改善5選

仕事

サラリーマンの皆さんお仕事ご苦労様です。

今回はサラリーマンが「時間」を作るための業務改善5選を紹介します。

サラリーマンの皆さんは普段何時に帰ってますか?私は始業8時45分で基本的に18時半には仕事を終えて帰宅しています。以前までは20時、21時まで仕事をしていましたが、家事する時間がなく、家がとんでもないことになっていたので業務を効率化して早く帰るようにしました。決して仕事量を減らしたわけではないです(ホントです)

早く帰った日は家事をする、趣味をする、家族サービスをする何に時間を使っても自由です。ただ、何をするにも道具や知識よりも「時間」が必要です。時間を作る方法を経験をもとに記載します。

具体的な方法はこちらです。気になる部分だけでも読んでみてください。

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メール

まずはじめにメールの改善です。皆さんはメールを1日何回確認しますか?隙間時間についつい確認しがちですが、時間を無駄にする仕事方法のNG行動です。とはいえ見ないわけにもいきませんね。「メールを見て返信する」という時間をあらかじめ決めておくといいです。

・なぜメールを見る時間を決めるのか

仕事をしつつ、メールを見ると「仕事」+「メール確認」というマルチタスクの状態になります。人間の脳はマルチタスクを苦手としていますので、仕事もメールも両方とも質が下がっています。また、仕事の時に考える時とメールを確認する時では脳の使う分野が異なるため、脳のON/OFFを繰り返し行っている状態になります。そのため、脳が疲れやすくなり効率も下がってしまいます。

「仕事」の時は仕事、「メール」の時はメールが脳科学的にも優れているようです。

・具体策

私の場合はメールのルールを次のようにしています。

  • メール通知はOFF、アプリタグも開かない
  • スケジュール関係(○○時に~~集合など)をスケジュールに記載
  • 返信は見た瞬間に実施(返信できない場合は明日中に返信しますと一報入れる)

通知をOFFにするとメールが来て邪魔されることはありません。たまに会議中に「メールが来ました」と通知されて一々クリックして消す必要もありません。また通知が来ると見てしまうので「メールが来ている事に気づかない」ように意図的にしています。

スケジュール関係は後述するスケジュール時間に落としこむようにしています。

返信は見た瞬間に実施します。「あのメール返信してたっけ?」など、集中力を下げる邪魔物を排除できます。質問内容が難しくすぐに返信できない場合などは「明日中に返事します」などと相手に連絡しつつ、自分のスケジュールにも落とし込みます。相手もいつまでに連絡くれるとわかれば安心するはずですし、メールを見たことにも気づいてくれたと安心し、万が一緊急であれば電話してくるはずです。

スケジュール管理

日々のスケジュール管理は皆さんどうされていますか?遠い未来の期限のためにダラダラと仕事をしていると納期ギリギリに焦ることになります。日々の業務は次に何をやるかを明確にして「なんの仕事をするか」に悩む時間が減るので管理したほうがいいと思います。

・具体策

 短期スケジュールはすべていつやるかをスマホカレンダーにメモする

仕事が入ったときは「いつまでに仕事をやる」ではなく、「何月何日~時にする」というふうにしましょう。時間入りのスケジュール帳で記入したり、私のようにスマホのカレンダーアプリに入力しましょう。仕事前日の夜か出勤前にスケジュールを確認して1日の仕事を明確にして「何から手をつけようか」と仕事に迷う時間を減らしましょう。

また、いつするかを細かく明確にすることで1つ1つの仕事に「締め切り効果」を使うことができます。皆さん経験あると思いますが、締め切り間際が一番仕事しますよね?時間に余裕があるとついつい考え込んだり、別の仕事をしてしまったり・・・。「この仕事は15時までに終えないと帰れない」と考えながら仕事をすると必然的に仕事が早くなります。

仕事の順番

サラリーマンである以上、上司との打ち合わせ時間など自分では変えられないスケジュールはありますが、ある程度は時間を自由に決められる部分もあると思います。そんな時は仕事の順番を変更して、効率的に働きましょう。

具体的には

午前中は頭やアイデアを出す業務

・午後は体を動かす業務

私はこちらの方法がベストだと考えています。1日の仕事はじめの午前中は体だけでなく脳も一番冴えている時間です。頭が一番動く時間に頭を動かす、当然ですができていない方も多いのではと思います。

午後は昼食を食べ終え、午前の疲れもあり少し眠気が来る場合もあります。(眠気がないのが一番効率的です)そんな時は「荷物を移動させる」「営業に出る」など体を動かして無理やりでも仕事をするようにしましょう。

キーボード辞書登録

皆さんはパソコンを使う仕事ですか?パソコンを使っている以上タイピングは必須能力です。ですが、タイピングは打つ速度に限界があります。そこで、そもそもタイピングを減らす「辞書登録」をしましょう。やり方は簡単で、「キーボード 辞書登録」で検索しましょう。

私の場合は「け」を入力すると「けーもすブログ」であったり、「さ」で「サラリーマン」などよく使う文字を登録しています。日々の業務でよく使う単語はすべて登録してタイピングを減らす改善をしましょう。また、よく使う単語でも入力ミス「さらりいーまん」などもなくなるのでオススメです。

仕事後を意識する

今までの方法は時間の使い方についてでしたが、最後は仕事を終わらせる考え方です。

皆さんは飲み会がある日は当然飲み会に遅れないように仕事を終わらせますよね?当然終わらなくて飲み会に遅れる場合もあると思いますが、極力終わらせる努力をするはずです。であれば、普段から「仕事後は○○をする」と考えながら仕事をすればいいのです。趣味の時間を作る、副業する、家族と遊ぶ、彼女と遊ぶなどなんでもいいのです。終わらせないといけない状況になれば、終わらせるはずです。日々「締め切り効果」を使いながら業務をすることで少しでも自由な時間が手に入るはずです。

まとめ

いかがだったでしょうか?私が実践している内容でした。明日実践したらすぐに業務時間短縮できるという方法ではないかもしれませんが、1か月、1年と業務改善を続けていればきっと残業時間が減る、もしくは同じ時間で多くの仕事をできるようになるはずです。

皆様の有意義な時間が増えることを願っています。

プロフィール



けーもす

メーカーの開発職務をしながら、家事をする中で「家事の効率化」を研究中。
家事を効率化して、趣味の時間を作ることをコンセプトにしたブログを運営中。
趣味はスノーボード、水泳、読書、ウクレレ

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